Google Gemini cho doanh nghiệp: Upload audio, NotebookLM tạo báo cáo tự động | Ethan Corp

Để lại một bình luận / AI Automation, Productivity & Tools / Bởi /

Cách thức mạnh mẽ để SME Việt Nam tự động hóa quy trình làm việc với các tính năng AI mới nhất từ Google

Tuần này Google mở upload file audio trên Gemini và NotebookLM ra mắt định dạng “Reports” mới (study guide, blog post, quiz, flashcard) — tính năng hữu ích trực tiếp cho SME Việt muốn tự động hóa biên bản họp và quy trình SOP. Các tính năng này mở ra cơ hội lớn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam trong việc chuyển đổi từ ghi chép thủ công sang quy trình làm việc thông minh, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.

Gemini app hỗ trợ upload audio toàn diện

Gemini app chính thức hỗ trợ upload audio trên tất cả nền tảng Android, iOS và web. Người dùng có thể upload các định dạng audio phổ biến như MP3, M4A, WAV thông qua menu “Files” (mobile) hoặc “Upload files” (web).

Về giới hạn sử dụng, tài khoản miễn phí được phép upload tối đa 10 phút audio tổng cộng với tối đa 10 files mỗi lần. Người dùng Google AI Pro và AI Ultra có thể upload audio dài tới 3 giờ. Đây là cải tiến đáng kể so với video upload (5 phút cho free, 1 giờ cho paid).

NotebookLM “Reports” – Thế hệ báo cáo thông minh mới

NotebookLM giới thiệu tính năng Reports được thiết kế lại hoàn toàn với khả năng “dynamically suggest options based on the theme, topic or industry mentioned in your sources”. Ví dụ, khi upload một bài báo kinh tế, NotebookLM có thể đề xuất tạo bảng thuật ngữ chuyên môn hoặc bài giải thích dễ hiểu; khi upload bản thảo truyện ngắn, công cụ có thể đề xuất phân tích nhân vật hoặc đánh giá cốt truyện.

Định dạng “Blog Post: Insightful takeaways that are distilled into a highly readable article” được bổ sung cạnh các format truyền thống như Briefing doc, Study Guide, và Create Your Own. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh giọng điệu và ngôn ngữ với hỗ trợ 80+ ngôn ngữ.

Audio Overview với 4 định dạng đa dạng

NotebookLM nâng cấp tính năng Audio Overview với 4 định dạng khác nhau:

  • Deep Dive: Phân tích sâu và toàn diện (định dạng gốc)
  • Brief: Tóm tắt ngắn gọn trong 1-2 phút cho “executive summary”
  • Critique: Đánh giá phân tích như một chuyên gia, chỉ ra điểm mạnh, yếu
  • Debate: Thảo luận hai chiều giữa các “hosts” AI về các quan điểm khác nhau

Pipeline “Audio → Tóm tắt → Checklist việc làm (Gmail/Docs/Tasks)”

Bước 1: Thu thập và lưu trữ audio

Thu âm cuộc họp, điện thoại hoặc Google Meet. Với Gemini, bạn có thể xử lý audio trực tiếp từ các nguồn này mà không cần công cụ trung gian.

Bước 2: Upload và xử lý với Gemini

Upload file audio vào Gemini và sử dụng prompt tóm tắt kết hợp rút “Action items”. Gemini có thể transcribe audio và tạo ra summary có cấu trúc với citation rõ ràng.thedailyjagran+1

Bước 3: Chuyển đổi thông tin với NotebookLM

Đưa transcript và các file liên quan vào NotebookLM, sau đó sử dụng tính năng Reports để xuất biên bản họp hoặc SOP rút gọn. Tính năng động của Reports sẽ tự động đề xuất format phù hợp với nội dung.

Bước 4: Tích hợp vào hệ thống Workspace

Sử dụng Gemini Apps đã tích hợp Gmail, Docs, Calendar, Keep, Tasks để tạo task trong Google Tasks và chèn checklist vào Docs/Gmail. Gemini có thể tạo event trong Calendar dựa trên chi tiết cụ thể hoặc cuộc trò chuyện, thêm reminder và task, thậm chí cập nhật danh sách task hiện có.

Bước 5: Theo dõi và nhắc việc

Sử dụng Tasks/Calendar để theo dõi tiến độ và cập nhật trạng thái qua Gmail/Docs. Hệ thống tích hợp cho phép tracking từ nguồn gốc đến hoàn thành.

Lưu ý quan trọng: Khả năng “tạo task trực tiếp” dựa trên tích hợp chính thức của Gemini với Tasks/Workspace. Trải nghiệm có thể khác nhau tùy theo gói đăng ký và cấu hình miền doanh nghiệp.

Prompt mẫu (Việt/Anh) – dùng ngay

Tóm tắt audio và rút việc làm

Tiếng Việt:

Tóm tắt file audio này theo mục: Mục tiêu, Quyết định, Action items (ai làm, deadline, phụ thuộc).

Tiếng Anh:

Summarize this audio into Goals, Decisions, and Action Items (owner, due date, dependencies).

Sinh biên bản họp với NotebookLM Reports

Tạo 'Briefing Doc' 1 trang + checklist sau họp theo định dạng SOP của phòng Sales.

Đẩy vào Tasks/Gmail

Tạo Google Tasks cho từng Action item (owner = ..., due date = ...) và chèn checklist vào một bản nháp email gửi team.

Case workflow mẫu: Từ cuộc họp 30 phút đến hành động cụ thể

Kịch bản: Cuộc họp Sales 30 phút

  1. Thu âm: Sử dụng Google Meet hoặc ghi âm trực tiếp
  2. Upload và tóm tắt: Upload file audio vào Gemini, nhận được transcript và summary trong 60 giây
  3. Tạo Reports: Đưa transcript vào NotebookLM, sử dụng Reports để tạo:
    • Briefing Doc cho team lead
    • Flashcards đào tạo cho nhân viên mới
    • Quiz để kiểm tra hiểu biết về sản phẩm
  4. Tích hợp workflow: Gemini tự động chèn checklist vào email follow-up và tạo tasks trong Google Tasks
  5. Kết quả: Từ cuộc họp 30 phút, trong vòng 5 phút đã có đầy đủ tài liệu và action items được phân công

Quy trình này đặc biệt hiệu quả với tính năng Audio Overview “Critique” để tự đánh giá chất lượng cuộc họp và “Brief” để tạo executive summary nhanh chóng.

So sánh Free vs AI Pro vs AI Ultra (cho Sales/CS)

Tiêu chí thực dụng cho SME Việt Nam

Tính năngFreeAI Pro (~490K VND/tháng)AI Ultra (~6M VND/tháng)
Audio upload~10 phút/lần~3 giờ/lần~3 giờ/lần
Prompts/ngày~5-15 prompts~100-500 promptsKhông giới hạn
NotebookLM ReportsĐầy đủĐầy đủĐầy đủ + ưu tiên
Workspace tích hợpHạn chếĐầy đủ Gmail/Docs/TasksĐầy đủ + tính năng mới
Video generationKhôngVeo 2 cơ bảnVeo 3 + 12,500 credits
Storage15GB2TB30TB
Deep ResearchKhôngCóCó + Deep Think

Bảng quyết định thực tế

Dùng Free nếu:

  • Họp ngắn <15 phút
  • Team nhỏ <5 người
  • Tần suất <5 cuộc họp/ngày
  • Chỉ cần tóm tắt cơ bản

Lên Pro nếu:

  • Cần xử lý họp dài/đa ngôn ngữ
  • Đào tạo nội bộ với Flashcards/Quizzes
  • Cần đồng bộ Tasks và Gmail integration
  • Team 10-50 người

Ultra chỉ khi:

  • Team content cần tạo video marketing
  • Cần Deep Think cho phân tích phức tạp
  • Budget >6M VND/tháng và cần tính năng tiên tiến nhất

Hướng dẫn triển khai 30–60–90 ngày

30 ngày đầu (Pilot)

  • Chọn 1 đội Sales hoặc CS làm thí điểm
  • Chuẩn hóa prompt templates cho từng loại cuộc họp
  • Thiết lập mẫu Reports cố định (Briefing Doc, Action Items)
  • Quy tắc đặt tên Tasks theo dự án/khách hàng

60 ngày (Mở rộng)

  • Tích hợp với lịch họp hiện tại (Google Calendar)
  • Tạo checklist SOP theo từng sản phẩm/dịch vụ
  • Đào tạo 1 giờ cho trưởng nhóm về tính năng nâng cao
  • Pilot NotebookLM Flashcards cho onboarding nhân viên mới

90 ngày (Chuẩn hóa)

  • Dashboard KPI: thời gian tạo biên bản, % action items hoàn thành
  • Quy trình lưu trữ và phân quyền truy cập tài liệu
  • Training toàn công ty và knowledge base tự phục vụ
  • Đánh giá ROI và lập kế hoạch mở rộng

KPI & ROI mẫu cho SME

Metrics đo lường trực tiếp

  • Thời gian tạo biên bản: Giảm từ 15-20 phút xuống 2-3 phút/cuộc họp
  • Tỷ lệ action items có owner & deadline: Mục tiêu ≥95%
  • Số lỗi quy trình (missed follow-up): Giảm 60-80% theo tuần
  • Thời gian onboarding nhân viên mới: Giảm 30-40% nhờ Flashcards tự động

ROI ước tính

Với team 10 người, trung bình 5 cuộc họp/ngày:

  • Tiết kiệm thời gian: 10-15 phút × 5 cuộc × 20 ngày = 16-25 giờ/tháng
  • Chi phí nhân sự tiết kiệm: 16-25 giờ × 150K VND/giờ = 2.4-3.75M VND/tháng
  • Chi phí AI Pro: 490K VND/tháng
  • ROI: 300-600% trong tháng đầu

Bảo mật & tuân thủ

Google khẳng định rằng “All prompts, responses, or content the Gemini app gets via apps is not reviewed by anyone to improve AI models, not used to train AI models, and not shared with other users or institutions”. Tuy nhiên, SME Việt Nam cần lưu ý:

Quản lý quyền truy cập

  • Phân quyền Drive/Docs theo cấp độ bảo mật
  • Cấu hình Context Aware Access (CAA) cho dữ liệu nhạy cảm
  • Kiểm soát ai có thể enable/disable Gemini trong tổ chức

Tuân thủ pháp luật

Với PDPL 2026 sắp có hiệu lực, doanh nghiệp cần chú ý:

  • Xin phép rõ ràng trước khi ghi âm cuộc họp có khách hàng
  • Không upload dữ liệu cá nhân nhạy cảm vào Gemini
  • Thiết lập quy trình xóa dữ liệu theo yêu cầu

Rủi ro & hạn chế

Chất lượng không ổn định

Chất lượng tóm tắt có thể không nhất quán, đặc biệt với audio chất lượng kém hoặc nhiều người nói chồng lên nhau. Tính năng Meeting Notes của Google Workspace hiện vẫn còn “chập chờn” theo đánh giá độc lập.tldv

Giới hạn theo khu vực

  • Một số tính năng chưa có sẵn ở tất cả quốc gia
  • Số liệu hạn mức có thể thay đổi theo miền Workspace
  • Giá tại Việt Nam có thể khác với USD reference

Phụ thuộc vào Google ecosystem

Workflow này yêu cầu doanh nghiệp sử dụng hoàn toàn Google Workspace. Các tổ chức đã đầu tư vào Microsoft 365 hoặc mixed environment sẽ gặp khó khăn trong tích hợp.

Tools & Resources

Tài liệu chính thức

Community và hỗ trợ

  • Google Workspace Admin Help: Cấu hình extensions và permissions
  • Developer documentation: API integration cho doanh nghiệp lớn
  • Vietnamese AI community: Chia sẻ kinh nghiệm thực tế từ SME trong nước

Khuyến nghị: Bắt đầu với pilot project nhỏ, đo lường kết quả cụ thể, sau đó mở rộng dần. Sự kết hợp giữa Gemini audio processing và NotebookLM Reports tạo ra một pipeline mạnh mẽ cho SME Việt Nam muốn tự động hóa quy trình mà vẫn duy trì chất lượng và kiểm soát.

  1. https://journals.lww.com/10.1097/ACM.0000000000006207
  2. https://9to5google.com/2025/09/08/notebooklm-flashcards-quizzes/
  3. https://9to5google.com/2025/09/08/notebooklm-flashcards-quizzes/?extended-comments=1
  4. https://www.thedailyjagran.com/technology/google-gemini-finally-lets-you-upload-audio-files-10265755
  5. https://9to5google.com/2025/09/08/gemini-audio-upload/
  6. https://www.extremetech.com/computing/notebooklm-introduces-3-new-audio-overview-formats
  7. https://www.techradar.com/ai-platforms-assistants/gemini/google-notebooklms-ai-podcast-hosts-can-now-get-into-an-argument-over-your-notes
  8. https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/05/google-workspace-apps-are-now-generally-available-for-the-gemini-app.html
  9. https://daily.promptperfect.xyz/p/how-much-does-gemini-ai-cost
  10. https://e.vnexpress.net/news/tech/enterprises/google-launches-premium-ai-ultra-subscription-plan-in-vietnam-for-230-month-4913394.html
  11. https://divineshop.vn/tin-tuc/google-ban-goi-ai-gia-6-trieu-dong-moi-thang-tai-viet-nam/
  12. https://tldv.io/blog/google-gemini-meeting-notes-review/
  13. https://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1111/ases.70121
  14. https://www.ijraset.com/best-journal/resume-application-tracking-system-with-google-gemini-pro
  15. http://arxiv.org/pdf/2312.11805.pdf
  16. http://arxiv.org/pdf/2403.05530.pdf
  17. https://arxiv.org/pdf/2503.07891.pdf
  18. https://arxiv.org/html/2503.20020v1
  19. http://arxiv.org/pdf/2306.12925.pdf
  20. https://arxiv.org/html/2412.16429v2
  21. http://arxiv.org/pdf/2409.10999.pdf
  22. https://www.webpronews.com/google-gemini-adds-audio-uploads-for-summaries-on-android-ios-web/
  23. https://www.cnet.com/tech/services-and-software/notebooklm-can-now-make-flashcards-and-quizzes-to-help-you-study/
  24. https://www.reddit.com/r/Bard/comments/1l5wi56/plan_between_pro_and_ultra/
  25. https://tech.yahoo.com/ai/articles/finally-upload-audio-files-gemini-225734410.html
  26. https://www.thurrott.com/a-i/google-gemini-a-i/326201/google-adds-several-new-features-to-notebooklm
  27. https://ai.google.dev/gemini-api/docs/rate-limits
  28. https://www.testingcatalog.com/notebooklm-in-testing-for-interactive-quizzes-and-direct-word-support/
  29. https://gemini.google/subscriptions/
  30. https://www.techbuzz.ai/articles/google-gemini-gets-most-requested-audio-feature-in-triple-update
  31. https://blog.google/technology/google-labs/notebooklm-student-features/
  32. https://one.google.com/about/google-ai-plans/
  33. https://www.theverge.com/ai-artificial-intelligence/774008/gemini-audio-new-languages-notebooklm-reports
  34. https://www.xda-developers.com/notebooklm-new-features-update/
  35. https://ai.google.dev/gemini-api/docs/pricing
  36. https://gemini.google/release-notes/
  37. https://x.com/NewsFromGoogle/status/1965142920174207371
  38. http://arxiv.org/pdf/2410.10869.pdf
  39. https://arxiv.org/pdf/2307.15793.pdf
  40. https://arxiv.org/pdf/2502.04184.pdf
  41. https://arxiv.org/pdf/2503.15664.pdf
  42. https://arxiv.org/pdf/2310.15959v1.pdf
  43. http://arxiv.org/pdf/2406.10636.pdf
  44. https://arxiv.org/pdf/2305.03039.pdf
  45. https://arxiv.org/pdf/2501.09745.pdf
  46. https://arxiv.org/pdf/2501.05577.pdf
  47. http://arxiv.org/pdf/2309.11083.pdf
  48. http://arxiv.org/pdf/2403.05720.pdf
  49. http://arxiv.org/pdf/2405.01559.pdf
  50. https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC10449915/
  51. https://arxiv.org/html/2503.20591v1
  52. https://arxiv.org/html/2409.16493v1
  53. https://arxiv.org/pdf/2103.05770v1.pdf
  54. https://arxiv.org/pdf/2405.00982.pdf
  55. http://arxiv.org/pdf/2312.11431.pdf
  56. https://dx.plos.org/10.1371/journal.pcbi.1010356
  57. https://arxiv.org/pdf/2403.01744.pdf
  58. https://blog.greeden.me/en/2025/09/04/complete-guide-the-evolution-of-notebooklm-2023-%E2%86%92-2025-from-study-notebook-to-studio-latest-features-when-to-use-them-adoption-decisions-p/
  59. https://www.youtube.com/watch?v=TK61wSJVq6Y
  60. https://cellphones.com.vn/sforum/google-cong-bo-ai-pro
  61. https://blog.google/technology/ai/notebooklm-audio-overviews/
  62. https://codelabs.developers.google.com/codelabs/gemini-workspace
  63. https://notebooklm.google
  64. https://www.cyberclick.net/numericalblogen/gemini-for-google-workspace
  65. https://marketingfnb.com/tai-khoan-google-ai-ultra-veo-3-pro/
  66. https://support.google.com/docs/answer/14206696?hl=en
  67. https://one.google.com/intl/vi_vn/about/google-ai-plans/
  68. https://www.igmguru.com/blog/notebooklm
  69. https://support.google.com/docs/answer/13952129?hl=en&co=DASHER._Family%3DBusiness-Enterprise
  70. https://sites.google.com/view/notebook-lm
  71. https://workspace.google.com/blog/product-announcements/new-ways-to-do-your-best-work
  72. https://s-rsa.com/index.php/agi/article/view/14607
  73. https://arxiv.org/abs/2404.01030
  74. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/10494820.2019.1651742
  75. http://journals.lww.com/00001888-201409000-00019
  76. https://theijournal.ca/index.php/ijournal/article/view/37897
  77. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/03031853.2021.1886494
  78. https://www.semanticscholar.org/paper/80dc7ad3a3f0afc59085286945a2ec7bf41183f2
  79. https://www.semanticscholar.org/paper/2d326f1a6120c894ed26c8e10291e30e99b5ec0b
  80. https://journals.lww.com/00006254-201302000-00031
  81. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/00987913.2009.10765242
  82. http://arxiv.org/pdf/2407.11919.pdf
  83. https://arxiv.org/pdf/2104.05938.pdf
  84. https://arxiv.org/abs/2402.07023
  85. https://www.aclweb.org/anthology/2021.naacl-main.472.pdf
  86. http://arxiv.org/pdf/2405.03162.pdf
  87. http://arxiv.org/pdf/2308.03275.pdf
  88. https://assets.cureus.com/uploads/review_article/pdf/243466/20240408-25712-e0ce2.pdf
  89. https://ai-automation.blog/ai-benefits-sme-vietnam/
  90. https://fellow.ai/blog/google-meet-gemini-ai-note-taker-review/
  91. https://xeniatech.vn/en/techxplore/optimize-business-processes-with-ai-for-smes
  92. https://www.itpro.com/technology/artificial-intelligence/google-gemini-ai-for-workspace-is-a-flawed-but-fast-enterprise-ai-heres-what-we-found-with-each-google-app
  93. https://www.linkedin.com/pulse/ai-trong-doanh-nghi%E1%BB%87p-sme-vi%E1%BB%87t-nam-chi%E1%BA%BFn-l%C6%B0%E1%BB%A3c-%C4%91%E1%BA%A7u-t%C6%B0-lbjqc
  94. https://dataconomy.com/2025/09/03/notebooklm-adds-brief-critique-debate-audio-formats/
  95. https://www.reddit.com/r/GeminiAI/comments/1m9s80z/its_pretty_astounding_how_quickly_my_company_has/
  96. https://www.youtube.com/watch?v=DATyPJxBqbI
  97. https://9to5google.com/2025/09/02/notebooklm-audio-overview-debate/
  98. https://www.meetjamie.ai/blog/take-notes-for-me-google-review
  99. https://crosstechcom.com/marketing-workflow-automation-n8n/
  100. https://www.cnet.com/tech/services-and-software/notebooklms-new-audio-overviews-can-have-ai-voices-debate-based-on-your-notes/
  101. https://support.google.com/mail/thread/366596880/what-could-be-some-reasons-that-google-gemini-didn-t-take-notes-when-the-meeting-clearly-happened?hl=en
  102. https://hanoitimes.vn/ai-helps-vietnamese-businesses-market-in-digital-environment.707854.html
  103. https://www.xda-developers.com/notebooklm-audio-overview-formats/
  104. https://www.youtube.com/watch?v=6HRaRbVT7tM
  105. https://www.rmit.edu.vn/content/dam/rmit/vn/en/assets-for-production/images/code/digital-transformation-in-vietnam-the-sme-and-soe-experience-/CODE-Digital-Transformation-whitepaper-ENG.pdf

Tham khảo các bài viết khác

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Giỏ hàng
Lên đầu trang